• Comment pourrai-je faire tout ce que j’ai à faire aujourd’hui?
• Pourquoi m’arrive-t-il en fin de journée d’avoir un sentiment de frustration à l’égard de mon emploi du temps?
• Comment se fait-il que je n’aie pas accompli la moitié des choses que je souhaitais accomplir cette semaine?
• Pourquoi suis-je en retard dans mes objectifs?
• Avez-vous déjà été surpris par le fait que les personnes les plus occupées arrivent souvent à faire plus de choses que les autres?

Si ces questions vous sont familières, pas de panique, tout d’abord vous n’êtes pas unique, et ensuite il existe des solutions.

Plusieurs raisons peuvent expliquer qu’il existe un décalage entre ce que nous souhaitons réaliser et ce que nous réalisons vraiment.

Une des raisons qui explique cette difficulté à mener à bien ce que nous souhaitons, est que des recherches scientifiques ont démontré que l’autodiscipline n’est pas naturelle et est extrêmement difficile pour une majorité d’individus. Parmi les différents outils ou méthodes qui existent pour nous aider, il y a la planification.

Une grande proportion de personnes ne planifie pas, et dans celles qui le font, une autre grande proportion ne tient pas leur plan!

Il est facile de s’éparpiller, cinq minutes par-ci, quinze minutes par-là. Au final, une ou deux heures gaspillées. Nous n’avons pas toujours conscience de la manière dont le temps nous échappe ni des nombreuses heures investies, voire perdues, dans des tâches qui ne sont pas vraiment en ligne avec nos priorités.

Le meilleur moyen de vous assurer que les actions que vous entreprenez seront réellement menées à terme, c’est de réaliser une planification. Cela vous permettra de garder le cap ou de revenir à vos priorités si jamais vous vous en écartez.

Il existe plusieurs manières de planifier :

• La populaire «to do list» : lister ce qui doit être accompli, que cela soit sur un post it, son écran d’ordinateur, ou son téléphone intelligent, est déjà un excellent début principalement pour les personnes qui se contentent de penser aux choses qu’elles ont à faire dans leur journée lorsqu’elles sont sous la douche ou dans leur voiture.

• Les pense-bêtes : il se peut que la liste ne suffise pas à réaliser ce que nous avions prévu. Il est possible d’installer des pense-bêtes dans différents endroits stratégiques (réfrigérateur, bureau, miroir de salle de bain…), ou vous acheter un tableau pour y inscrire les tâches et les activités à ne pas oublier. De créer des rappels sur son téléphone ou ordinateur, ou bien d’impliquer une autre personne qui saura vous relancer au bon moment.

• Des déclencheurs d’action : il est souvent difficile de se mettre en mouvement pour réaliser certaines tâches comme faire de la sollicitation pour trouver des nouveaux clients, faire un suivi avec un prospect ou un collaborateur, faire de l’exercice, etc. Aussi planifier et préparer à l’avance ce qui va nous aider à démarrer une activité augmente d’une manière significative les probabilités de les accomplir.

Voici quelques exemples :

Ma liste de clients à solliciter est préparée et les numéros de téléphone sont déjà enregistrés à l’avance          de manière à faciliter les appels.

Mon équipement de sport est au pied de mon lit, ou dans la salle de bain bien en évidence, ce qui me           permettra de gagner du temps et me rappeler « à l’ordre » au moment où ma motivation me fait                     défaut.

• La célèbre matrice d’Eisenhower : qui permet de classer les tâches à faire en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance.

La matrice comprend quatre zones :

A : activités importantes et urgentes, tâches à exécuter immédiatement et soi-même

B : activités importantes, mais peu urgentes, tâches pour lesquelles il est possible d’attendre ou de déléguer

C : activités urgentes, mais peu importantes, tâches à exécuter soi-même ou à déléguer rapidement

D : activités inutiles, tâches à abandonner

• La « vraie » planification : Ce qui est plus complexe et demande un peu plus de temps et d’énergie. Il s’agit d’établir une liste précise de tout ce que vous avez à faire en fonction des priorités, d’une part, et selon le temps que chacune des tâches exigera, d’autre part. Il s’agit d’un travail qui peut sembler fastidieux et qui demande du temps! Mais, il est nécessaire de prendre du temps pour en gagner beaucoup… Hélas ! nous ne prenons souvent pas le temps de prendre le temps!

La vraie planification consiste à noter précisément le temps que vous accordez à chacune de vos tâches tout au long de la journée.

Si vous souhaitez établir une planification réellement efficace qui vous aiderait d’une manière durable, il est nécessaire de relever le temps que vous consacrez à vos différentes tâches chaque jour pendant quelques semaines, car vous aurez plus de chances de tracer ainsi un portrait fidèle de la réalité qui tiendra compte des imprévues et des tâches occasionnelles. Notez tout, tant les minutes que vous consacrez aux transports ou à faire des appels téléphoniques que le temps que vous passez en réunion, sur l’ordinateur à répondre ou écrire des courriels.

Vous serez surpris (je ne vous promets pas que ce sera une surprise agréable…) des résultats. Grâce à cet exercice, beaucoup de personnes se sont rendu compte à quel point des tâches anodines et pas vraiment planifiées venaient perturber leurs autres travaux et rendre leur emploi du temps difficile, voire impossible à tenir. C’est seulement une fois que vous aurez observé votre agenda détaillé que vous pourrez prendre conscience de l’utilisation de votre temps. Vous pourrez établir une moyenne journalière pour les différentes activités, par exemple 45 minutes pour le transport ; 1 h 15 pour les réunions ; 35 minutes sur Internet, etc. Ensuite, vous serez à même d’apporter les ajustements qui conviennent pour atteindre vos objectifs si vous constatez qu’il y a un déséquilibre important à certains endroits. Réduisez là où vous le pouvez, enlevez tout ce qui vous semble futile ou chronophage, c’est-à-dire qui vous « vole » du temps. Vous aurez probablement à faire quelques choix difficiles ou des compromis, mais gardez toujours à l’esprit vos objectifs

Assurez-vous que vos priorités, les activités que vous souhaitez vraiment réaliser, sont à votre agenda, et même qu’elles occupent une place privilégiée. Par exemple, vos appels de suivi ou de sollicitations doivent y être inscrits, comme le serait un rendez-vous chez le médecin, même si elles ont lieu régulièrement. Le fait d’inscrire les évènements et de les visualiser leur donne de l’importance. De nombreux ouvrages et méthodes de gestion du temps peuvent vous aider à faire ce travail si vous le souhaitez ou en ressentez la nécessité.

Une fois qu’on a réussi à planifier nos activités selon un horaire qui nous convient, une autre difficulté peut surgir, et elle concerne la tenue de notre plan. La plupart des personnes qui ont passé l’étape de la planification ne réussissent toutefois pas à respecter leur plan.

La solution : faire preuve de rigueur et de discipline. Voilà la clé de la réussite dans le domaine de la gestion du temps et des priorités.